Dans un contexte général, une assistante est une personne qui joue le rôle d’intermédiaire entre une organisation et ses interlocuteurs.
Les rôles d’une assistante polyvalente
L’assistante multitâche a pour rôle principal d’assister ses dirigeants afin de leur épauler dans leur travail. Ce métier d’assistant a bel et bien évolué au fil du temps. De nombreuses spécialisations se sont créées : assistant en administration, assistant en comptabilité et assistant en ressources humaines. Les tâches attribuées à une assistante polyvalente sont plus diversifiées que celles qu’on donne à une simple secrétaire. Néanmoins sa fonction principale consiste à réaliser la gestion administrative de l’entreprise. Si vous recherchez cette catégorie d’employés, vous pouvez par conséquent solliciter l’aide d’une assistante polyvalente.
Quelles sont les missions d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) ?
Le mot-clé ici c’est « polyvalente », qui signifie apte à exécuter dans différents domaines. En effet, une assistante se doit d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Quelques-unes d’entre elles sont les suivantes :
- assurer la communication externe, en prenant en charge les clients et les tiers de l’entreprise ;
- assurer la communication interne, en faisant circuler toutes les informations importantes (décret, note de service, etc.) aux employés ;
- transmettre les besoins de ces derniers aux supérieurs hiérarchiques ;
- traiter les courriers électroniques ou postaux et y répondre si besoin ;
- organiser minutieusement les réunions et s’occuper des comptes rendus verbaux ou écrits ;
- élaborer un système de classification et d’archivage des dossiers de l’entreprise ;
- informatiser les données essentielles notamment liées à la comptabilité ou autres ;
- passer certaines commandes et superviser l’approvisionnement ;
- établir un planning commun en rapport aux activités envisagées par l’entreprise.
À vrai dire, les missions d’une secrétaire polyvalente peuvent sérieusement accroître au-delà de cette liste. Elles varient selon l’envergure de l’entreprise.
Quel est le profil requis pour prétendre au poste d’assistante polyvalente ?
Étant donné l’ampleur des responsabilités d’une assistante multitâche, chaque candidat(e) doit remplir certains critères.
Être issue d’une formation académique certifiante ou diplômante
Si vous voulez être sûr de décrocher un contrat, il faut mettre toutes les chances de votre côté. Vous devez en premier lieu acquérir les bases. C’est pourquoi vous devez intégrer une formation. Vous pouvez choisir un cursus spécialisé en assistante (Bac pro). Les filières gestion de finance et comptabilité (BTS) ou gestion de ressources humaines sont également recevables. Du point de vue pratique, il serait préférable d’avoir une expérience professionnelle probante.
Avoir d’innombrables qualités
Les aptitudes personnelles constituent aussi des atouts majeurs pour devenir assistant polyvalent. Comme l’assistant(e) est la personne qui se charge du contact entre l’entreprise et le monde extérieur, il faut avoir un excellent sens de la communication et un bon sens relationnel. Il faut également être présentable, souriante et accueillante. Par ailleurs, le travail d’une assistante expérience peut être complexe et ardu. En conséquence, il faut savoir travailler sous pression, être flexible, et surtout savoir organiser le travail selon les priorités des tâches. Aussi, il est important de maîtriser différents outils comme un ordinateur, des logiciels, Internet et les différents moyens de communication tels que les réseaux sociaux.
Bref, l’assistante multitâche doit pouvoir porter plusieurs casquettes pour accomplir ses diverses missions au sein d’une entreprise. Il faut aussi être curieux pour pouvoir accroître ses compétences et évoluer avec le temps. En effet, c’est l’un des métiers en perpétuelle évolution. Il faut alors être à l’affût de toutes les actualités. Découvrez ce témoignage venant d’une assistante qui montre que la maîtrise de la langue anglaise est également un véritable atout dans ce métier.
