Solution innovante pour sécuriser les archives d’une société, le coffre-fort numérique trouve de plus en plus sa place dans les milieux professionnels. Offrant de nombreux avantages, il facilite le transfert des documents importants aux collaborateurs. Découvre comment fonctionne un e-coffre-fort, ce que dit la loi et quels sont ses atouts ?
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Connu également sous le nom de coffre-fort électronique, un coffre-fort numérique est un outil destiné à stocker des documents importants. Il peut s’agir :
- des factures,
- des données bancaires,
- des documents administratifs,
- des contrats,
- des bulletins de paie, etc.
Cet espace de stockage en ligne permet d’archiver en toute sécurité les fichiers numériques. Avec une solution de e-coffre fort, toute tentative de consultation est impossible. Les entreprises y enregistrent généralement les données confidentielles. Entièrement sécurisé, il est mis à la disposition d’un employé. Le DRH ou le dirigeant y dépose des documents que ce dernier peut consulter, organiser ou organiser. À la différence des plateformes de collaboration, un coffre-fort numérique assure la protection de l’intégrité et de la confidentialité des informations personnelles. Il est possible de mettre en place des services supplémentaires comme la signature électronique. En général, un calcul d’empreinte numérique se déclenche automatiquement afin de garantir la non-modification du fichier.
La mise en place d’un e-coffre fort, que dit la loi ?
Actuellement, la loi encourage la mise en place du coffre-fort virtuel dans les entreprises. Cet outil doit cependant rester conforme à des normes techniques.
- la norme AFNOR NF Z 42 – 013 : elle oblige le respect des recommandations organisationnelles et fonctionnelles pour l’utilisation d’un système de stockage électronique.
- Les exigences de l’ANSSI : cette agence impose la conformité au chiffrement en vue d’optimiser la sécurité.
- Le décret n° 2018-853 : il s’agit de l’exigence de réversibilité. Il est donc possible de récupérer les fichiers en cas de fermeture de l’e-coffre.
La loi Travail de 2017 stipule que le dirigeant n’est pas obligé de demander l’accord de ses salariés pour leur transférer les bulletins de paie en ligne. Néanmoins, s’il souhaite dématérialiser ces documents, il est tenu de prévenir le personnel de ce mode de communication. Les employés sont libres de s’y opposer. Ainsi, vous devez opter pour la distribution classique. Le coffre-fort numérique pour entreprise est une alternative légale de la remise par courrier ou en main propre. Par ailleurs, il est possible de stocker des données dans ces outils pendant 50 ans. Dans certains cas, durée de conservation peut aller jusqu’à 75 ans.
Quels sont les atouts d’un coffre-fort numérique ?
L’utilisation d’un coffre-fort électronique présente des avantages tant pour les dirigeants que pour les salariés.
Une sécurité garantie
La solution coffre-fort numérique est un espace personnel. Cela signifie qu’aucune personne ne peut pas modifier ni consulter son contenu. Le salarié peut y mettre des documents professionnels et personnels. Toutes les informations bénéficient d’une bonne protection. Pour accéder aux données, il convient de saisir des mots de passe. Cet outil de stockage virtuel utilise également des méthodes éprouvées comme la double authentification, l’empreinte digitale, le code temporaire, etc. Afin de garantir une sécurité optimale, il doit respecter minutieusement le RGPD.
Une grande capacité de stockage
À la différence des coffres traditionnels, la version électronique offre une capacité de stockage importante. Elle peut donc contenir un bon nombre de documents tels que le bulletin de paie dématérialisé, la carte vitale, des diplômes, le CV, les pièces d’identité, le RIB, etc. L’utilisation d’un coffre-fort en ligne est un bon moyen d’éviter la perte de données.
Une communication améliorée
Cet outil simplifie grandement les démarches administratives d’une entreprise. Il centralise plusieurs dossiers sur un seul et unique logiciel. Facilitant l’organisation, l’e-coffre-fort vous offre la possibilité de classer, de groupe ou de catégoriser les archives. Le responsable des ressources humaines n’a plus besoin de remettre manuellement les documents comme le contrat de travail, les bulletins de salaire, etc. Cela évite la fuite des informations. Le salarié reçoit immédiatement une notification par SMS ou par mail une fois un fichier est intégré dans son coffre-fort numérique. Il peut donc le consulter à tout moment.
Un gain de place et de temps
Avec cet espace de stockage numérique, vous pouvez libérer une place importante dans le bureau et la salle d’archive. Encombrants et difficiles à ranger, les documents en papier peuvent nuire à votre bien-être. Ce logiciel est donc une excellente solution pour aménager votre espace professionnel. La mise en place d’un coffre-fort numérique constitue également un gage de gain de temps. Depuis votre bureau, vous pouvez accéder aux dossiers et aux fichiers de votre entreprise.
Un avantage écologique
La dématérialisation des documents d’entreprise contribue à la réduction de l’impact écologique. Si vous utilisez un coffre-fort virtuel, vous diminuez les déchets en papier. La numérisation permet aussi d’améliorer l’image de votre entreprise. En effet, vous mettez en valeur le respect de l’environnement.
