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Comment faire une note de frais, essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise ?

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note de frais

La note de frais est un document qui permet aux employés d’une entreprise de se faire rembourser les dépenses effectuées par eux dans le cadre professionnel. Toutefois, son traitement peut vite devenir une contrainte, aussi bien pour les responsables de l’entreprise que pour les salariés. Et pour cause, plusieurs normes et conditions sont à respecter. L’utilisation d’un modèle de note de frais peut alors s’avérer très pratique et moins contraignant.

Dans quels cas faut-il présenter une note de frais ?

Pour que la note de frais soit valable, les dépenses doivent être justifiées et en rapport avec les besoins de l’activité professionnelle de l’employé. De plus, les sommes décaissées doivent être raisonnables. Dans le cas contraire, elles pourraient être considérées comme des avantages en nature.

Généralement, les notes de frais portent sur des frais de déplacement, des frais de restauration des frais d’hébergement, ou encore l’achat de fournitures de bureau. Les entreprises prennent le soin de vérifier scrupuleusement chaque sortie d’argent avant d’effectuer les remboursements. S’il se trouve que la plus petite dépense n’est pas accompagnée des factures correspondantes, la note de frais peut faire l’objet de redressements. C’est donc la raison pour laquelle les justificatifs de paiement de toutes les dépenses effectuées doivent être soigneusement conservés par les employés.

En ce qui concerne les factures liées à des repas d’affaires, elles doivent indiquer avec précision le nom de la personne invitée, sa fonction, de même que le nom de son entreprise. Autrement, la facture ne sera pas remboursée. Pour éviter toute erreur pendant la réalisation de votre notre de frais, vous devez disposer d’un bon modèle de note de frais.

Comment réaliser une note de frais ?

La note de frais peut être présentée sur divers supports. L’un de ces supports est en papier, et il s’achète dans les papeteries. Il se présente sous la forme d’un carnet qui comporte des feuilles doubles autocopiantes afin que les notes originales puissent être laissées à l’entreprise. Quant aux copies, elles peuvent rester en la possession de l’employé.

Le modèle de note de frais en papier offre une utilisation assez simple. En effet, le support doit tout simplement être rempli à l’aide d’un stylo, et chaque frais doit être inscrit dans la case correspondante. Il faut dire que cette méthode convient mieux aux petites et moyennes entreprises qui n’ont pas l’habitude de traiter d’importantes notes de frais. Toutefois, le modèle de note de frais en papier a son lot d’inconvénients :

  • Les dépenses ne peuvent pas être suivies ;
  • La lecture des notes peut s’avérer difficile en fonction de l’écriture de celui qui demande à être remboursé ;
  • Les données doivent être ressaisies sur des documents comptables, ce qui représente un double travail ;
  • Le risque de perte du carnet ;
  • L’espace de remplissage limité qui ne permet pas toujours d’être suffisamment explicite ou d’ajouter de nouveaux frais ;
  • Le coût du support.

Le support en papier est utilisé depuis de nombreuses années, mais les choses ont évolué au fil du temps. C’est ainsi qu’on retrouve dans certaines entreprises des modèles de note de frais qui sont créés dans Word, puis imprimés afin d’être distribués à la demande. Certes, cela réduit le coût des carnets qui ne sont plus à acheter, mais les contraintes restent les mêmes.

D’autres entreprises optent pour un modèle de note de frais réalisé dans Excel. Ici, plus question de remplir la note de façon manuscrite. Tout se fait de façon numérique. Une note de frais réalisée dans Excel a pour avantage de faciliter le travail des comptables, mais des contraintes, il y en a aussi. En effet, ce support ne permet pas entre autres l’ajout de pièces jointes ou la correction automatique. Heureusement, il existe plusieurs modèles de notes de frais sous Excel qui peuvent être téléchargés, puis modifiés afin de correspondre aux besoins de chaque entreprise.

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En dehors des précédents supports qui sont généralement associés à un coût, il existe également des options gratuites. Mais tout ce qui brille n’est pas de l’or. Certains logiciels de gestion de note de frais sont disponibles gratuitement. Cependant, ils ne proposent généralement pas l’accès à toutes les fonctionnalités, ou alors il n’est pas possible de les utiliser pendant une longue durée. Pourtant, ils sont assez pratiques et permettent de gagner du temps. Le mieux à faire est de tester les différentes solutions disponibles pour trouver la meilleure. Un abonnement payant peut ensuite être effectué pour avoir accès à la version complète du logiciel de gestion de note de frais.

Par ailleurs, si vous vous servez d’une carte d’entreprise pour effectuer vos dépenses professionnelles, vous pourriez ne pas avoir besoin de remplir un modèle de note de frais. En effet, certaines cartes comme celles de Mooncard.co permettent une automatisation complète du calcul des notes de frais au fur et à mesure que vous réalisez les dépenses. Vous pourrez donc accéder aux différents points sans avoir à vous tracasser.

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