Depuis le 1er janvier 2018, l’administration fiscale décide de fixer des exigences claires sur l’enregistrement des règlements reçus par les clients d’une société. Son objectif est d’intensifier sa lutte contre la fraude à la TVA. Il exige ainsi l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse pour que l’enregistrement se passe correctement.
Nouvelle obligation sur la loi anti fraude TVA, pour qui ?
Toute personne physique ou morale est soumise au dispositif sur la loi anti-fraude sur la taxe sur la valeur ajoutée. Assujettie à la TVA, elle n’est pas dominée par le régime de franchise de TVA. Pour réaliser des prestations de services ou faire des livraisons pour des clients, un particulier ou une société a besoin d’un logiciel de gestion, de comptabilité ou d’un système de caisse. Ainsi, il est concerné par cette loi. Grâce à un logiciel ou système de caisse qui est un système informatique muni d’une fonctionnalité de caisse, vous pourriez mémoriser de façon extra-comptable les paiements reçus suite à des prestations de services ou des ventes de diverses marchandises.
Que vos clients soient des professionnels assujettis à la TVA ou des clients particuliers non assujettis, vous pouvez toujours user de ce dispositif. Peu importe le mode de règlement, dès qu’il y a des opérations à enregistrer, vous devez utiliser un système ou un logiciel respectant les exigences des données indispensables au contrôle fiscal tel que le logiciel conforme à la loi anti fraude tva. En revanche, la loi anti-fraude ne concerne pas les auto-entrepreneurs. Sachez qu’il n’y a pas de logiciel ni de système spécifique exigé. Très libre, le choix appartient à chaque assujetti. Pour certifier votre conformité, vous devriez détenir une attestation délivrée par un organisme qualifié. Elle est extrêmement utile lors d’une demande des douanes ou une demande de l’administration fiscale.
Quelles sont les obligations à respecter ?
À partir du début de l’année 2018, la loi anti-fraude ordonne le recours à des solutions conformes aux exigences de cette réglementation. Bien que les règlements encadrant ce genre de pratique sont nombreux, il y a en principe quatre exigences à respecter.
Inaltérabilité
D’après cette obligation, les données ne doivent pas être modifiées. L’annulation de leur traçabilité ne doit pas être possible. Elles doivent rester dans leur état d’origine. Les systèmes de caisse utilisés et les logiciels de comptabilité utilisés ne doivent pas permettre l’altération des informations relatives aux opérations d’encaissement.
Sécurisation
Toutes les données concernées dont les modifications, les pièces justificatives et leur origine doivent être bien protégées. Les logiciels ou systèmes se chargent de sécuriser l’intégralité des données de transaction d’origine, sans oublier les données de modification qui ont été enregistrées. Par ailleurs, un procédé technique fiable doit aussi garantir leur restitution à l’Administration Fiscale dans leur état d’origine.
Conservation
Imposée par la loi anti fraude TVA, la condition de conservation exige que les systèmes de caisse et les logiciels de gestion et de comptabilité prévoient des clôtures par exercice ou annuelles. En ce qui concerne les systèmes de caisse, il est nécessaire de prévoir une clôture journalière et mensuelle. Quant aux données déjà enregistrées, elles sont à conserver durant six ans.
Archivage
Une procédure de sauvegarde aidant à rétablir tous les documents et données liées à l’activité (fichier produit, fichier client…) doit être mise en place. Les solutions d’archivage doivent avoir des fonctionnalités permettant de figer l’ensemble des données. L’idéal est qu’elles soient accessibles et lisibles facilement par l’administration. À noter qu’il est indispensable de tracer les opérations d’archivage.
Non-respect des obligations, quels risques ?
Toute entreprise qui ne respecte pas les obligations de la loi anti fraude TVA peut être sanctionnée. Par logiciel non-conforme, vous devez payer une amende de 7 500 €. Cette amende s’applique aussi lorsque vous n’êtes pas en mesure de présenter un certificat de conformité ou une attestation dans les 60 jours prochains. Pour les entreprises qui prennent le risque de déjouer le système de surveillance mis au point par les contrôleurs, l’addition peut s’avérer très salée. Il faut également prendre en considération les risques liés au redressement fiscal qui vont s’ajouter à toutes les charges. Pour éviter ce genre de circonstance, l’usage d’un logiciel conforme à la loi anti fraude TVA est fortement recommandé. De cette manière, nous ne rencontrons plus d’éventuels problèmes liés aux fraudes à la TVA. D’ailleurs, l’harmonisation des règles concernant l’encadrement de la taxe sur valeur ajoutée sera prochainement mise en vigueur.
