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Gestion de note de frais : Pourquoi faut il utiliser un logiciel ?

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Le déplacement est une preuve de dynamisme pour une entreprise. Du coup, les notes de frais augmentent: notes d’hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion.

Pour que ces déplacements restent avantageux, les chefs d’entreprise ont besoin de limiter au maximum leurs frais et trouver la solution adéquate pour gérer les notes de frais.

Quand faut-il songer à utiliser un logiciel pour gérer les notes de frais ?

  • les contrats ou les prospects nécessitant des déplacements augmentent en nombre
  • le temps imparti à ces tâches devrait être utilisé à bon escient et que les personnes qui s’y attèlent peuvent vaquer à d’autres occupations.

Les avantages à utiliser un logiciel :

  • un gain de temps
  • réduction de la paperasserie
  • des risques d’erreurs en baisse
  • les données sont consultables rapidement en tout temps en tout lieu.
  • la possibilité d’utilisation du logiciel de note de frais par plusieurs personnes en même temps.

Quels sont les logiciels les plus utilisés ?

En tête de liste, il y a Onexpense, solution mobile qui permet de saisir automatiquement des notes de frais grâce à la reconnaissance des reçus photographiés directement à partir d’un smartphone fonctionnant sur Android ou sur IOS.

Ensuite il y a Concur qui est une solution Web et mobile de gestion intégrée des déplacements et des frais professionnels. La force du logiciel repose sur  une meilleure visibilité sur les dépenses et un gain de temps précieux pour les employés. Grâce à l’application pour smartphones, les nouvelles informations  sont insérées facilement et il existe la possibilité de corriger les anciennes. Les pièces justificatives peuvent également être jointes en 2 temps, 3 mouvements.

Cleemy. Ce logiciel en ligne possède à son actifun système de contrôles automatiques ; une application pour smartphones complète et facile d’utilisation ; une gestion personnalisée des frais kilométriques ;une interface comptable avec récupération de la TVA et édition des relevés bancaires… Une application efficace qui coûte  6 euros HT par note de frais.

Le quatrième en lice est  NotilusExpense. Ce logiciel accélère, optimise et automatise la gestion des notes de frais. Il propose quatre modes de saisie des notes de frais et  unedématérialisation des justificatifs, ainsi qu’une gestion des avances et des ordres de mission. Sa particularité estde s’adapter à l’international, puisqu’il se connecte aux logiciels de gestion les plus en vogue en Europe.

Le cinquième dans le peloton, se retrouve Note de Frais, uniquement disponible sur PC. En plus d’être gratuit, il  permet de traiter de façon rapide et efficace toutes les informations en rapport avec les déplacements(paiements, justificatifs, documents comptables).

Et enfin à la dernière place se positionne Sage dont l’autonomie a permis d’intégrer ce top.  Chaque personne qui se déplace peut introduire elle-même  ses notes de frais dans le logiciel. Comme elle comporte des risques de fraudes, cette dernière est  la solution  dans une entreprise où tout le monde se fait confiance !

 

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