L’installation de boîtiers GPS est une solution peu coûteuse, pratique et simple à mettre en place pour les entreprises qui sont amenées à gérer une flotte de véhicules. Cependant, la géolocalisation des véhicules et de leur conducteur est soumise à une réglementation très stricte. C’est la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui est chargée de vérifier que la réglementation est bien appliquée par les employeurs. Quelles sont les règles et les obligations à respecter ?

La géolocalisation des véhicules est autorisée dans certains cas

Des traceurs GPS peuvent être installés dans les véhicules utilisés par les salariés de l’entreprise uniquement pour les raisons suivantes :

• contrôler le respect des règles établies concernant l’utilisation du véhicule ;
• assurer la sécurité du conducteur, du véhicule ou de la marchandise (en cas de vol par exemple) ;
• contrôler le respect du temps de travail (uniquement s’il s’agit de la seule méthode de vérification possible) ;
• pouvoir transmettre une mission à un employé en tenant compte de sa localisation en temps réel (dépanneur le plus proche du lieu d’un accident).

À contrario, l’entreprise ne peut pas installer de traceurs GPS pour :

• s’assurer que le conducteur respecte le code de la route et les limitations de vitesse ;
• contrôler de manière continue les déplacements d’un salarié ;
• suivre les déplacements ou connaître la localisation du salarié hors des heures de travail, même si l’objectif est de contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule ;
• le véhicule d’un salarié qui peut organiser ses déplacements de manière autonome.

Quelles sont les obligations à respecter par l’entreprise ?

La CNIL a établi certaines règles à respecter par les entreprises qui utilisent des boîtiers GPS pour géolocaliser les véhicules utilisés par les salariés. Afin de vous assurer de respecter ces différentes obligations, il est recommandé de travailler avec une société spécialisée dans la télématique embarquée. Rendez-vous sur le site https://www.mappingcontrol.com/ pour vous munir d’un système de géolocalisation qui respecte les règles établies par la CNIL.

Déclaration d’installation de boitiers GPS à la CNIL

La première obligation de l’employeur est de déclarer à la CNIL l’installation des dispositifs de télématique embarquée, en expliquant ses motivations ainsi que la façon dont sera utilisé le système de géolocalisation.

Obligation de prévenir les salariés

L’entreprise doit obligatoirement prévenir les salariés qu’un dispositif de géolocalisation va être installé dans les véhicules. De plus, les salariés doivent avoir un accès aux données enregistrées les concernant (distance parcourue, itinéraire emprunté, etc.).

Les informations suivantes doivent être communiquées par un avenant au contrat de travail ou une note de service :

• l’objectif de l’installation de boîtiers GPS ;
• l’identité du ou des destinataires des données recueillies ;
• la durée et la méthode de conservation des données ;
• son droit de s’opposer à l’installation du dispositif moyennant un motif légitime ;
• son droit d’avoir accès aux données ;
• la possibilité d’introduire une plainte auprès de la CNIL.

Obligation de sécuriser les données

Afin d’éviter que des personnes non autorisées n’aient accès aux données recueillies par l’outil de géolocalisation, l’employeur doit mettre en place un système de sécurité efficace. C’est d’autant plus important et réglementé depuis l’arrivée du RGPD (Règlement général de protection des données) en 2018. L’employeur qui utilise l’équipement ainsi que les logiciels fournis par un prestataire externe, reste responsable en cas de non-respect de la protection des données de ses salariés. Autrement dit, c’est lui qui doit vérifier que les outils utilisés répondent aux normes dictées par le RGPD et la CNIL.

Un salarié peut-il s’opposer à l’installation d’une balise GPS ?

Un employé a le droit de refuser qu’une balise GPS soit installée dans sa voiture de fonction, uniquement si la balise a été installée pour :

• contrôler si l’employé ne respecte pas les limitations de vitesse ;
• un contrôle continu de l’employé lorsque ce dernier est autorisé à utiliser le véhicule en dehors des heures de travail.

En théorie, le salarié a le droit de s’opposer à l’installation de ce type d’équipement lorsqu’il juge que cela porte atteinte à la protection de sa vie privée.