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Qu’est-ce que c’est que les datarooms électroniques ?

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On le sait, tout au sein de l’entreprise se digitalise. Les finances, la gestion comptable, l’organisation du personnel, aucun pan n’est à l’abri de la révolution numérique. Dès les premières heures, la documentation et l’archivage ont été touchés. Et la marche se poursuit avec le développement des data rooms électroniques ! Que désigne concrètement cet anglicisme ? Quels bénéfices apportent-ils aux entreprises ? Éléments de réponse.

La digitalisation, un processus irréversible

Pour faciliter le travail humain, il a fallu créer l’ordinateur. Et c’est cet outil qui a ouvert la voie à toutes les possibilités. Les technologies de la communication ont fait le reste. Désormais, on peut tenir une conférence d’entreprise de manière tout à fait virtuelle. On peut conserver les documents confidentiels et les archives sur des masses de stockage. Diverses solutions ont accompagné jusque-là les entreprises dans ce processus de numérisation. Mais elles ont montré leurs limites.

Les solutions traditionnelles en matière de data rooms et leurs inconvénients

Si vous n’avez rien raté des scandales qui ont secoué le monde people ces dernières années, vous connaissez alors le scandale des photos de stars compromettantes. Sinon, regardez sur cette page. Croyant agir en toute sécurité, des personnalités du show-biz ont téléchargé des images intimes sur leur compte personnel. Ces espaces réglementairement obtenus avec un abonnement payant ont pu être piratés cependant. Résultats : ce qui ne doit être vu que par un cercle fermé de personnes est montré sur la place publique.

On rappelle ces événements pour montrer en quoi les moyens offerts par les sociétés de conservation et de partage de données peuvent être limités. Des outils comme Dropbox et compagnie sont utiles certes, mais ils ont montré leurs points faibles. Pour la sauvegarde et le partage de documents ou de données de peu d’importance, cela passe encore. Mais quand il s’agit de documents sensibles et confidentiels liés à la vie d’une structure, il faut y réfléchir par deux fois.

Si les données ne font pas l’objet d’une action malveillante de la part d’entreprises concurrentes, elles peuvent être rendues inutilisables par le fait de vils individus mal intentionnés. Les piratages de données d’entreprise – cet article illustre une réalité – sont malheureusement monnaie courante. Une étude menée par l’institut Ponemon en 2015 à propos du coût des violations de données affirme que le coût moyen induit pour chaque donnée perdue ou volée a augmenté de 6% par rapport à 2014, et de plus en plus d’entreprises ont subi des cyberattaques. Au vu de toutes ces conditions, les data rooms électroniques s’offrent comme les solutions les plus fiables pour une entreprise.

Data rooms

Les approches innovantes et sécurisées pour les entreprises

En tant que moyen de partage d’information, c’est la formule la plus sécurisée de toutes. En effet, même les mails peuvent être interceptés par des personnes tierces. Les échanges de documents sensibles et confidentiels entre professionnels ne sont donc pas sécurisés. De plus, quand on expédie des données, celles-ci peuvent faire l’objet d’une utilisation en dehors du cadre professionnel par le destinataire.

Le moyen pour contourner ces risques, ce sont les data rooms électroniques. Une data room électronique est donc un espace de stockage dédié et sécurisé qui permet de mettre des données à la disposition de personnes autorisées uniquement, et ce de manière structurée et contrôlée.

Dans quels cas utiliser des data rooms électroniques ?

PME et grandes organisations peuvent utiliser cette solution dans de multiples cas. En voici quelques exemples… Le plus courant est l’opération de fusions & acquisitions où banques d’affaires et cabinets de fusac ont recours aux data rooms pour permettre aux acquéreurs et investisseurs potentiels d’accéder aux documents nécessaires, tout en garantissant l’équité dans l’information. Les équipes de R&D peuvent aussi l’utiliser dans les le cadre de projets collaboratifs dans l’industrie pharmaceutique ou la biotechnologie. On peut aussi ouvrir une data room dans le cadre d’une transaction immobilière lorsqu’il faut donner un accès aux cabinets d’architectes et bureaux d’étude des documents confidentiels. Qu’importe le type d’opération concernée, une data room efficace permet de se concentrer uniquement sur le projet et d’améliorer sa productivité.

Les data rooms électroniques mettent l’entreprise à l’abri de toutes les déconvenues liées à la sécurité des données. De la même façon, elles permettent de réduire considérablement l’impact environnemental induit par un traitement classique des documents. Découvrez d’autres avantages relatifs à l’utilisation des data rooms.

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