La création et la gestion d’un groupement de personnes relève d’une grande responsabilité pour les personnes qui en assument la direction. Une association mal gérée peut très vite sombrer et perdre de vue le but social qu’elle s’est assignée. Au-delà d’être une compétence recherchée, la gestion d’association une discipline qui fait appel à des outils de gestion : logiciel pour association, outils techniques pour gérer association, etc. Voici pour vous de bons conseils pour gérer son association !
Comment gérer les adhésions dans votre association ?
Dans tout groupement associatif, la gestion des adhésions est une tâche significative pour laquelle il est recommandé de se doter d’une solution de gestion pour les associations. Une bonne politique de gestion de la base de données de l’association une bonne gestion des inscriptions et des informations pour les associations s’avèrent nécessaires.
Comment gérer les inscriptions ?
De façon générale, les inscriptions dans un groupement associatif s’opèrent sur une simple demande d’adhésion, sous réserve de l’accord des membres permanents. Vous pouvez toutefois définir dans vos textes fondamentaux, en l’occurrence les statuts et le règlement intérieur, des conditions spécifiques pour certaines adhésions. Ces conditions ne peuvent cependant pas se fonder sur des considérations discriminatoires telles que le sexe, la race, l’origine, etc.
Vous pouvez aussi définir dans les statuts, une périodicité de renouvellement de toute adhésion à l’association. A défaut, chaque membre est considéré comme tel jusqu’à son départ ou à la disparition du groupement associatif. La gestion d’association implique aussi une bonne tenue de la base de données (retrouvez plus d’informations sur Wemag.fr).
Comment constituer la base de données ?
Un logiciel pour association ou application pour gérer association, peut permettre une coordination efficace et efficiente de votre groupement. L’un des meilleurs conseils pour gérer son association, c’est d’ailleurs de se doter d’un tel outil. En effet, selon leur objet social ou leurs domaines d’activités, certains groupements associatifs peuvent compter des dizaines voire des centaines de personnes. Dès lors, la base de données de l’association doit être confiée à même personne.
Il s’agit de confier les informations pour les associations à une personne unique nommée en qualité de manager ou d’administrateur de la base de données.
Comment gérer la base de données ?
Pour le bon fonctionnement du groupement, le manager des données aura en charge :
- la validation des inscriptions après étude des demandes ;
- la gestion de la qualité des informations contenues dans la base de données, notamment la suppression des doublons, des erreurs de saisies, des informations non actualisées, etc. ;
- le suivi des nouveaux adhérents de l’association ;
- la formation pour gérer association ;
- la mise à jour de la base de données : de ce point de vue, pour une meilleure gestion d’association, le manager de la base de données devra solliciter périodiquement les membres afin qu’ils vérifient dans le logiciel pour association la conformité de leurs informations personnelles avec celles contenues dans les fichiers du groupement.
Comment gérer le fonctionnement quotidien de l’association ?
Parmi les conseils pour gérer son association, l’aspect financier importe pour beaucoup. En effet, outre la gestion de la base de données et des informations pour les associations qui incombe à un manager, la gestion d’une association traite de multiples aspects matériels, humains administratifs, etc.
La gestion financière de l’association
Les cotisations des membres représentent la première ressource d’un groupement associatif. De ce fait, ce groupement est libre de fixer selon ses besoins et selon les textes statutaires, les modalités de paiement des cotisations. Ce paiement peut se faire par virement, par chèque ou en espèce et il faudra mettre en place une comptabilité mensuelle.
Vous pouvez également définir un système logiciel de paiement en ligne des cotisations pour faciliter la tâche aux membres et mieux suivre le flux des ressources cotisées au sein de l’association. Une solution de paiement en ligne via un logiciel pour association vous fait gagner du temps et vous permet d’optimiser votre gestion d’association.
La gestion administrative et matérielle
En ce qui concerne les aspects administratif et matériel du groupement, il est important que vous vous dotiez de trois postes essentiels :
- une personne responsable de la comptabilité des matières afin d’avoir une meilleure gestion des dons en nature faits à l’endroit du groupement ;
- un secrétariat permanent chargé des informations pour les associations et des courriers ;
- et un organe de contrôle pour surveiller la gestion administrative et comptable de l’association, conjointement avec les dirigeants statutaires.
