Afin d’archiver et sauvegarder des documents, la solution la plus classique était de les imprimer et de les grouper dans un classeur. À l’heure de la digitalisation, il existe désormais des logiciels avancés qui permettent de gérer l’ensemble des documentations dans une entreprise. Appelé logiciel de GED, ce programme informatique optimise la productivité ainsi que le suivi des informations au sein de l’organisation.
Logiciel GED, de quoi s’agit-il exactement ?
Connu sous le nom de logiciel dédié à la gestion électronique des documents, ce dispositif est une application spécialement utilisée dans une entreprise. En quelque sorte, ce type de software va aider une organisation à régir tout élément source d’information de manière numérique. Vu le nombre de documentations à traiter dans une société, il n’est pas rare que les responsables soient face à un problème de stockage. Par conséquent, un logiciel GED permet d’avoir de nombreux avantages en entreprise, à savoir le gain de temps ainsi que la facilité du traitement d’information.
Actuellement, il existe des éditeurs de logiciels de GED tels qu’ELO qui sont capables de développer des programmes informatiques de dématérialisation documentaire. Grâce à ces éditeurs, une entreprise peut facilement scanner les informations en version papier afin de les transformer en fichiers digitaux. En principe, cette numérisation est indispensable en vue d’établir des moyens de validation à la fois rapide et simple. De cette manière, le risque d’erreur ou de perte de contrat sera réduit à zéro.
L’importance d’un logiciel GED
Il faut savoir qu’un logiciel GED dispose de plusieurs fonctionnalités, en particulier l’enregistrement, la réception, la sauvegarde, le rangement, la diffusion et le partage des documents via un réseau sécurisé. Cette solution est pratique pour accéder à toutes les informations de manière simple et rapide. Par exemple, avec un smartphone ou un ordinateur, il suffit d’écrire un mot de passé afin d’entrer dans une base de données protégée. D’un autre point de vue, ce type de logiciel permet de ne pas gaspiller des feuilles pour l’impression. En quelque sorte, c’est un moyen écologique limitant l’utilisation des papiers.
Le problème avec le stockage d’information physique est que les documents peuvent se perdre facilement. Étant donné qu’ils circulent de mains en mains, il est fort probable qu’ils puissent s’égarer dans n’importe quel endroit. Grâce à une digitalisation de stockage, l’ensemble du personnel pourra consulter les informations sans aucune contrainte. Par ailleurs, certaines actions peuvent être automatisées afin d’éviter les pertes de temps, c’est qui est le cas d’un envoi de fichier à un collaborateur par exemple.
Le fonctionnement de la gestion électronique des documents
En général, un programme de GED dispose de quatre fonctionnalités, à savoir l’accueil des données, le stockage des informations, la gestion des documents et la diffusion de ces fichiers. Dans un premier temps, il y a plusieurs façons d’intégrer les données de l’entreprise dans le logiciel. Le propriétaire peut, par exemple, scanner les papiers en vue de les dématérialiser. Il a également la possibilité de créer un nouveau fichier pour y sauvegarder les anciens documents. Ensuite, le stockage ou l’archivage des informations se fera en ligne.
En ce qui concerne la gestion des données, le logiciel dispose d’une fonction d’indexation, un système qui facilite la recherche des documents. Il faut savoir que la GED est également capable d’automatiser les tâches telles que l’envoi des fichiers liés à la comptabilité. Enfin, la diffusion de ces fichiers sera importante pour le suivi d’un projet avec les collaborateurs. Il est même possible de transmettre un dossier via une plateforme ou par mail afin de rester en contact avec ses associés.
