A l’heure où la dématérialisation prend de plus en plus de place, opter pour une signature électronique est devenu une nécessité pour les documents numériques. En plus d’être incontournable, l’horodatage numérique offre de nombreux avantages. Autant le dire, l’authentification des documents signés au format numérique vient avec la sécurité et la praticité avec cette alternative !
La signature électronique : pour l’efficacité !
Autant le dire, les actions dématérialisées par la digitalisation sont beaucoup plus simples à réaliser. Un avantage dont vous allez disposer surtout pour les documents nécessitant la signature d’un responsable. Il ne faut pas oublier que la paperasse administrative est une étape incontournable dans une entreprise. Or, apposer une signature manuscrite va prendre plus de temps qu’une signature numérique.
Une signature digitalisée va donc aider à booster le temps d’exécution des actions en entreprise. En plus, cet avantage concerne tous les composants de la société.
En interne
Concernant les actions en interne, vous allez impacter sur plusieurs points :
- Réduction du temps d’attente pour les signatures importantes.
- Gain de temps conséquent face aux actions à la chaîne (plus de signature, copie, scan …).
- Élimination de l’obligation d’archiver les documents manuellement.
- Suivi plus simple des signatures.
En externe
La signature électronique va également booster vos activités en externe. Elle va permettre :
- Un gain de temps lors de la création de contrats.
- La possibilité de disposer d’une signature pour toutes les actions en externe (clients, fournisseurs…).
- L’infaillibilité du processus d’approbation des signatures.
- L’augmentation du niveau de sécurité par rapport aux documents traditionnels.
- La conclusion plus rapide des contrats.
Pour avoir une meilleure vue sur le sujet, vous pouvez tester gratuitement un modèle de signature électronique !
Une meilleure expérience utilisateur
Par utilisateurs, on parle de tous ceux qui vont interagir avec un document signé via une signature électronique. Ce sont généralement les clients, les fournisseurs ainsi que tous les collaborateurs et associés. Autant le dire, les signatures numériques boostent le confort d’interaction avec les documents.
Si l’on prend vos clients comme exemple, ils vont pouvoir signer n’importe quel document n’importe où et n’importe quand. De même, ils vont avoir la garantie de la spontanéité de toutes les actions liées à la signature de documents numériques.
Cela va grandement augmenter vos chances. Si, par exemple, vos clients confirment un gros contrat alors que le responsable est en vacances, le sous-responsable sera parfaitement à même d’apposer toutes les signatures nécessaires pour conclure.
Sans parler du fait qu’une signature numérique est adaptée à tous types d’appareils. Que vous soyez sur ordinateur, sur Smartphone ou tablette et quel que soit le système d’exploitation que vous utilisez, vous aurez toujours accès à cette fonctionnalité.
Ce point donne une touche de convivialité à cette possibilité.
Une conformité légale !
Déjà, la signature est une démarche d’authentification, de certification ou d’intégrité à un document. Il s’agit donc d’une démarche légale. Cette valeur légale est aussi valable concernant les signatures électroniques. Ce côté légal est un règlement actif en France et en Europe !
D’ailleurs, toutes les contraintes légales de ce type de signature sont détaillées par l’eIDAS. Bien entendu, il y a différents types de signatures digitales.
La signature numérique simple
Il n’y a aucun critère spécifique qui encadre ce type.
La signature numérique avancée
La forme avancée de la signature digitale respecte les normes ETSI et eIDAS avec un certificat associé au signataire. Système de vérification de l’identité avancé et garantie de non-modification du document.
La signature numérique qualifiée
Cette forme est la plus contraignante et donc la plus pointue. En plus des conditions de la signature avancée, on ajoute la vérification de l’identité en face à face et la remise d’une clé cryptographique indispensable à la signature parmi la liste des critères.
Autant le dire, les critères légaux sont bien respectés. Bien entendu, ce sont les formes avancées et qualifiées qui sont les plus répandues dans le secteur professionnel. Pour qu’un contrat ou document numérique ait donc un pouvoir légal au niveau de la signature, opter pour ces formes est fortement conseillé.
